Het Merewade College gaat vertrouwelijk om met informatie over leerlingen, hun ouders/verzorgers, medewerkers en andere bij de school betrokkenen. De wijze waarop met persoonsgegevens wordt omgegaan is gebaseerd op de Wet Bescherming Persoonsgegevens en het bijbehorende Vrijstellingsbesluit.
De tevredenheid over de vertrouwenscode wordt bewaakt met de volgende stellingen:
• Het Merewade College gaat zorgvuldig om met mijn persoonlijke informatie.
Vertrouwenscode en bescherming persoonsgegevens
Algemeen beginsel
1
Alle informatie die kan worden gekoppeld aan mensen persoonlijk is vertrouwelijk en mag niet worden geregistreerd of gedeeld, tenzij op grond van de wet, dit voorschrift of na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.
2
Voor de hieronder genoemde gevallen van registratie worden betrokkenen geacht uitdrukkelijke toestemming te hebben gegeven door het aangaan van een zakelijke relatie met de school als leerling, ouder/verzorger, medewerker, sollicitant, bestuurlijk betrokkene, debiteur of crediteur.
Registratie van persoonsgegevens
3
In de registers van de school worden geen gegevens opgenomen buiten de in het Vrijstellingsbesluit bij de Wet Bescherming Persoonsgegevens genoemde doelen van registratie, behoudens het bepaalde in artikel 15 en 16 van dit voorschrift.
4
In het leerlingenregister worden uitsluitend de navolgende persoonsgegevens opgenomen:
naam
geslacht
geboortedatum
adres, postcode, woonplaats en bereikbaarheidsgegevens
sociaal-fiscaal nummer
bankrekeningnummer
namen, adressen en bereikbaarheidsgegevens van ouders/verzorgers
basisschool van herkomst
naam en telefoonnummer van de huisarts
5
De school registreert naam, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, bankrekeningnummer en bereikbaarheidsgegevens van oud-leerlingen, debiteuren en crediteuren, sollicitanten, oud-medewerkers en bestuurlijk betrokkenen. Van medewerkers registreert zij bovendien het burgerservicenummer.
6
De school registreert gegevens in het personeelsdossier voor zover deze relevant zijn voor het voldoen aan wettelijke en zakelijke verplichtingen en voor het functioneren van de medewerker. De medewerker heeft recht op correctie van en verzet tegen de opgenomen gegevens op grond van het bepaalde in de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Gegevens over studieresultaten
7
Gegevens over de studieresultaten van betrokken leerlingen, zoals rapporten, cijfers van toetsen, resultaten van tests en verslagen die betrekking hebben op hun persoonlijke ontwikkeling, zijn toegankelijk voor:
de leerling zelf
diens ouders/verzorgers, ook als de leerling meerderjarig is
de leraren die de leerling les geven
de mentor
de betrokken teamleider
de administratieve medewerkers die belast zijn met de verwerking van deze gegevens
8
De school geeft de studieresultaten van de leerlingen in klas 1, 2 en 3 door aan de basisschool van herkomst
Registratie van klachten
9
Alle klachten, ook de persoonlijk ingediende, worden geregistreerd via het klachtenformulier op de Kwasys-website
10
Uitsluitend de locatiedirecteur heeft toegang tot het klachtenregister
11
De locatiedirecteur verstrekt alleen gegevens over afzonderlijke klachten aan de school-vertrouwenspersoon
Informatie over betrokken leerlingen persoonlijk en over hun thuissituatie
12
Informatie over betrokken leerlingen persoonlijk en over hun thuissituatie die aan medewerkers ter beschikking komt, hetzij toevallig, hetzij in een begeleidingssituatie, wordt als vertrouwelijk beschouwd
13
Deze informatie wordt alleen geregistreerd voor zover zij voor het onderwijs aan en de zorg voor betrokkene noodzakelijk is.
14
Tot de geregistreerde informatie over betrokken leerlingen persoonlijk en over hun thuissituatie hebben uitsluitend de mentor van de leerling en de betrokken teamleider toegang. De betrokken leerling zelf heeft recht op inzage.
15
Ouders/verzorgers zijn nadrukkelijk uitgesloten van toegang tot vertrouwelijke informatie die leerlingen hebben verstrekt.
Verzamelen, bewaren en publiceren van beeld- en geluidsopnamen van bij de school betrokkenen
16
De school is vrij om beeld- en geluidsopnamen van bij de school betrokkenen te verzamelen, te bewaren en te publiceren voor zover deze zijn gemaakt binnen de school of in de openbare ruimte. Indien leerlingen of hun ouders/verzorgers menen dat zij een redelijk belang hebben bij het niet verzamelen, bewaren en/of publiceren van bepaalde beeld- en geluidsopnamen, kunnen zij de school verzoeken deze opnamen te verwijderen.
Verzamelen, bewaren en publiceren van schoolwerk van leerlingen
17
De school is vrij om schoolwerk van leerlingen te verzamelen, te bewaren en te publiceren
Beveiliging
18
De rector draagt zorg voor beveiliging van alle registers tegen ongeoorloofde toegang.
19
Medewerkers van of ten behoeve van de school, alsmede bestuurlijk betrokkenen bij de school, die uit hoofde van hun functie kennis zouden kunnen nemen van geregistreerde gegevens, worden door de school contractueel gebonden tot geheimhouding.
20
De in geautomatiseerde systemen geregistreerde gegevens zijn beveiligd door een gebruikersnaam en wachtwoord.
21
De in dossiers geregistreerde gegevens zijn beveiligd door met een slot afgesloten kasten, waarvan de sleutels worden beheerd door de functioneel verantwoordelijke medewerkers.
Gegevensverstrekking aan derden
22
Aan derden worden uitsluitend gegevens verstrekt in overeenstemming met het bepaalde in de Wet Bescherming Persoonsgegevens of na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordigers.
Inzage, correctie en verzet
23
De school verstrekt op verzoek van de betrokkene ten hoogste eenmaal per halfjaar schriftelijk inzage in de door haar geregistreerde gegevens.
24
De school is verplicht tot correctie van de geregistreerde gegevens, indien:
de gegevens feitelijk onjuist zijn
de gegevens of de verwerking daarvan in strijd zijn met de wet of enig voorschrift
25
De school erkent het recht van verzet tegen gegevensverwerking, indien
betrokkene een gerechtvaardigd belang heeft bij het staken van de verwerking
de verwerking commerciële of charitatieve doelen dient
Bewaartermijn
26
Opgeslagen gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is:
op grond van wettelijke eisen
voor het uitoefenen van de rechten van betrokkenen
voor het nakomen van de zakelijke verplichtingen van de school.
